这些年,我用印象笔记Everonte做什么(二)项目管理篇

用印象笔记管理正在进行中的项目信息,以及总结整理归档项目非常的受用,而且,通过百分之百的收集项目的信息,也可以有效的指导行动。

先说说我这里“项目”的定义

我所说的项目不是多么复杂的东西,只要是这个工作需要多步骤完成,就是项目。

笔记类软件管理一般可以做这几个用途:

首先,管理“正在进行中的项目”,尚在进行中还没有完成的项目

其次,管理“归档的项目”,一个项目结束后,要进行归档总结,这样在进行年度回顾的时候就可以有章可循

最后,管理“常规项目”,例如对于我来说“培训学习项目’、“三人行个人成长沙龙”、“Toastmasters”都属于常规项目,这三个项目有时候会有重叠,根据自己的使用习惯进行管理就可以了。

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正在进行中的项目

我用印象笔记管理正在进行中的项目是以年为单位的,我的004号笔记本组的名字就是“2013项目ing”,然后为每个进行中的项目都单独建一个笔记本,一般笔记本的命名原则就是“日期+项目名称”这个比较好理解啦。当一个项目开始启动后,未来所有和这个项目有关的资料都可以放在这个笔记本里。

例如,我准备一次培训课程的项目,这个笔记本里就会包含很多信息

  • 项目进行初期的沟通邮件,课程大纲,讲师个人介绍,宣传文案,合作文档(PDF和word)各一份、课程页面等
  • 项目中期:学员或机构发给我的私信,留言以及需要了解的内容
  • 项目中期:课程设计思维导图(PDF方便阅读、mmp方便修改)、课件中需要的图片或案例(摘抄方便在制作课件的时候在几台机器间同步)、完稿课件PPT、课堂需要的培训道具、课程设计方案、学员名单等等
  • 项目中后期:培训场地出行路线,飞机、火车、公交、地铁换乘方案、百度地图、联络人联系电话等各种和培训有关的信息
  • 项目后期:课堂反馈、微博评价、现场照片、课堂学员成果展示(类似一些海报、课堂讨论结果,拍照,然后纸质的资料就可以丢弃了)
  • 还有其他的一些,例如睡着觉,突然就有什么想法了,拿起手机来就写在笔记本里,写完了就踏实睡觉去了。有一次晚上,我忽然想到要对课程的某部分内容进行修改,就直接拿手机写,写好了踏实进入梦乡了。第二天醒来的时候,我似乎对昨天的想法已经忘记的差不多了,这时候打开电脑,看到昨天写的内容,很快就回忆起来了。

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当我们进行一个项目的时候,如果所有的信息都尽收囊中,那我们对整个事情的掌控程度就增加了很多。另外啰嗦一句,印象笔记的高级账户有“离线笔记”这个功能,项目进行中的时候,可以将整个笔记本在手机上设置为离线笔记(我用的是Android版),这样可以随时调用信息,不用担心是不是上网,非常方便。项目结束后可以取消离线笔记,节约手机的存储空间。

归档的项目

总结是计划的开始,如果需要做年度计划,那就要对上一年自己所做过的工作做一个总结。这事情如果等到年底在做,会很浪费时间,所以,平时当一个项目结束后,就养成归档的习惯,对梳理自己的工作非常有帮助。需要查询资料的时候,也非常方便调用。

一般,对于常规项目,可以单独为这个常规项目建立笔记本组,然后按时间来进行排序,整理总结。例如我的常规项目是“培训学习项目”、“三人行个人成长沙龙”、“Toastmasters”、《三人行》电子杂志、旅行

拿“三人行个人成长沙龙”举例,从2011年4月13日做第一期活动开始,每一次活动我都建立一个笔记本,这个笔记本里记录和这次活动有关的信息,例如照片(我为沙龙建立了百度相册,所以存放一个链接就可以了)、嘉宾分享的PPT,当期活动的后记,大家的反馈等各式各样的信息,所以现在2年的时间,你随便问我任何一期的信息,我都可以在很短的时间内调出来。笔记本的命名就是“日期+时间+主题” 例如 “111120 第6期 晨型人的慢生活”

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进行中的项目转换成归档项目

一般情况,我会为所有进行的项目做一个笔记本,如果这个项目在进行中已经建立了笔记本,里面的信息已经包含很多内容了,在进行项目总结的时候,直接把笔记本移动过来就可以了,然后在进行总结的时候,把笔记补充上,例如培训结束后,一般我都会写一篇博客做为总结,整理笔记本的过程,也算是对整个项目进行一个收尾,提升系统性。

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这个习惯是和 @永锡 老师学到的,他每次演讲课程结束后,都会为这次演讲建立详细的文件夹,因为占空间,不容易处理的相片放到百度相册里,留个地址就可以了,其他的内容也不会占用太多空间,所以,从查看的方便程度看,这种整理方法比在电脑里整理有很大的优势,反正每个月流量也多的用不完,有什么东西就往里扔吧。等到进行年度回顾和做下一年度计划的时候,这样的信息整理就显示出他的优势啦。PS:这是一项系统工程,我现在是按照这个方法做的,但是前面有很多信息还没有整理好,留了笔记本,化整为零慢慢整理。

原文转载:http://blog.vsharing.com/bebeshen/A1733498.html

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